Plannen is vooruitzien

De uitdaging

In 2019 begon ons besef dat het op team/afdelingsniveau plannen prima was om te anticiperen op de dagelijkse schommelingen maar dat dit ook beperkingen inhield. Het kostte alle supervisors nogal wat tijd en moeite. Deze planuitdaging hebben we nu gecentraliseerd en geautomatiseerd, waarbij we met veel minder moeite, de juiste mensen in de juiste aantallen op de juiste plaats krijgen.

Automatisch kunnen plannen was voor ons overigens doorslaggevend in het maken van de keuze voor YouPlan.

Mijn uitdaging was om het vertrouwen van mijn collegae te verkrijgen dat er een betrouwbare planning wordt gemaakt waarmee ze uit de voeten kunnen.”

Samenwerking met YouPlan

“De samenwerking met YouPlan is voor ons echt een partnership en de manier van aanpakken was voor ons heel erg belangrijk. Alle zaken/aanpassingen worden heel open en eerlijk met ons gedeeld en doorgaans zonder extra kosten doorgevoerd.

De echte slag voor ons is dat we van dagelijks de operatie draaiende houden, steeds meer en verder vooruit kunnen kijken, de mogelijkheden om met YouPlan scenario’s te draaien is van zeer grote waarde voor ons.

Ik ben nog altijd enthousiast over hoe we samenwerken en dat men altijd met ons meedenkt. Soms komt er een oplossing voor een probleem of nieuwe functionaliteit die we niet meteen snappen, gelukkig is het YouPlan team geregeld op locatie om ook dit te verhelpen. Gebruikersinstructie kan dus nog iets beter. Maar de meeste zaken van het planbord zijn zeer intuïtief.”

Tips voor toekomstige gebruikers van YouPlan.

YouPlan is zegen voor de planning, maar kan een vloek zijn voor de operatie.

Wat ik bedoel te zeggen is dat de processen en beschrijvingen op orde moeten zijn, anders loop je het risico dat de planning onbedoeld een aantal zaken naar boven haalt waar die niet goed op orde zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan “verworven rechten” of afwijkende afspraken met individuele medewerkers, als die bekend zijn kan YouPlan hier gewoon rekening mee houden in de planning, maar indien niet…

Mijn tip is om een goede projectmanager met verstand van de business aan te stellen en gebruik te maken van een implementatiemanager van YouPlan, hiermee creëer je meerwaarde voor de organisatie en gaat eea ook nog eens veel sneller. Dit levert je dus heel veel op en voorkomt zo mogelijk nog meer.

Het managen van de verwachtingen moet ik ook nog benoemen, vooral richting de stakeholders. Het is natuurlijk een proces dat niet van de ene op de andere dag alles beter maakt.

Heb je de operatie op orde en laat je door YouPlan de planning draaien dan loopt het echt geweldig.

Carlijn, heel erg bedankt voor het interview en we kijken uit naar het vervolg van onze samenwerking!